Riverian sisäinen sähköpostiliikenne on salattu, mutta muualle lähetettäessä viestit liikkuvat verkossa yleensä salaamattomina ilman mitään suojausta.
Tavallisen, suojaamattoman sähköpostin käyttö on rajattava vain niiden viestien välittämiseen, jotka soveltuvat sen käyttöön. Koska suojaamattoman sähköpostin tietoturva on tavallisen postikortin luokkaa, mitään salassa pidettävää tietoa ei saa lähettää suojaamattoman sähköpostin välityksellä. Salassa pidettäviä tietoja ovat esimerkiksi henkilö- ja yhteystiedot, pankkiyhteystiedot ja terveystiedot sekä Riverian toimintaan liittyvät luottamukselliset tiedot.
Huomioithan myös, että kirjoittaessasi viestejä, vastaanottaja saattaa lähettää luottamuksellisesti merkitsemäsi viestin eteenpäin aiottua laajemmalle piirille. Viestissä on hyvä mainita viestin luottamuksellisuudesta.
Käytä turvasähköpostia lähettäessäsi arkaluonteisia tietoaja Riveriasta ulospäin. Lisätietoja saat tietohallinnosta (helpdesk@riveria.fi). Riverian kirjaamosta voidaan lähettää turvasähköpostia osoitteesta kirjaamo@riveria.fi.
> Sähköpostitse saapuneet ja lähetetyt viranomaisen asiakirjat on kirjattava. Jos viesti sisältää asian, jota todennäköisesti tullaan käsittelemään myöhemmin, toimita viesti kirjaamoon, joka hoitaa asian tallentamisen asianhallintaan.
Lyhyesti vielä:
- Varmista lähettäjän aitous, jos vähänkin epäilet sitä. Sähköpostin lähettäjätieto on helppo väärentää, jolloin lähettäjästä ei voi olla täysin varma. Vastaavasti kuka tahansa voi lähettää viestin nimissäsi.
- Älä koskaan avaa tuntemattomalta lähettäjältä tullutta liitetiedostoa tai viestissä olevaa www-linkkiä.
- Älä lähetä ketjukirjeitä eteenpäin.
- Pyydä tärkeistä viesteistä kuittaus vastaanottajalta.
- Kirjoittaessa viestejä, ota huomioon, että vastaanottaja saattaa lähettää luottamuksellisesti merkitsemäsi viestin eteenpäin aiottua laajemmalle piirille
- Mikäli saat toiselle henkilölle kuuluvan sähköpostin, ilmoita lähettäjälle väärästä osoitteesta. Muista, että sinulla on vaitiolovelvollisuus saamastasi viestistä.
- Suojattavia, eli turvasähköpostissa lähetettäviä tietoja ovat opiskelijoiden ja henkilöstön henkilötiedot, pankkiyhteystiedot ja terveystiedot, Riverian toimintaan liittyvien luottamuksellisten tietojen lisäksi esimerkiksi.
- Kirjaamosta voidaan tarvittaessa lähettää turvasähköpostia